Thứ Bảy, 16 tháng 5, 2015

Đàm phán thành công - phần 2

Ở phần 1, Vietnamteambuilding.edu.vn đã cung cấp cho bạn 1 số kỹ năng đàm phán. Ở phần 2 này, chúng ta sẽ tập trung vào các chiến lược và các bước chuẩn bị cho đàm phán thành công.


Các chiến lược cho đàm phán

   Hiểu biết về lợi ích và chiến lược của bên kia là không thể thiếu để đàm phán tốt. Lựa chọn một chiến lược tốt nhất mà đáp ứng lợi ích và chiến thuật của họ sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất.

   Lựa chọn chiến lược phù hợp cho hoàn cảnh

Một vài chiến lược khác nhau cho đàm phán bao gồm:

  • Giải quyết vấn đề - Cả hai bên cam kết kiểm tra và thảo luận vấn đề một cách chặt chẽ khi tham gia vào các thỏa thuận  dài hạn  cần được  đảm bảo xem xét kỹ lưỡng.
  • Tranh luận - thuyết phục các bên đàm phán của bạn thừa nhận kết quả của bạn nếu bạn đang thương lượng trong cuộc đàm phán một lần hay đang thắng thế.
  • Nhượng bộ - nhường những phần không quan trọng với bạn nhưng quan trọng với bên kia, có giá trị lớn trong cuộc đàm phán đang tiến hành.
  • Thỏa hiệp – cả hai bên đều từ bỏ những kết luận theo quan điểm của họ, để dần xếp một kết cục hài lòng vừa phải cho cả đôi bên tham gia.
  • Không hành động – dành thời gian để suy nghĩ về các đề nghị, thu thập thêm thông tin hay quyết định chiến thuật tiếp theo của mình.
  • Chiến lược mà bạn lựa chọn sẽ phụ thuộc vào đối tượng bạn đang đàm phán là ai và mối quan hệ giữa bạn với họ. Ví dụ, mức độ hợp tác và mối quan hệ tồn tại giữa hai bên, và cách mỗi bên sẽ hành xử như thế nào trong quá trình đàm phán? Nó cũng phụ thuộc vào cái mà bạn đang đàm phán, khung thời gian và bối cảnh bạn đang đàm phán.
Cách tiếp cận cho một cuộc đàm phán

   Giống như việc lựa chọn một chiến lược, có lẽ bạn sẽ mong muốn xem xét cách tiếp cận vấn đề được đàm phán. Có 3 phương pháp tiếp cận để đàm phán: đàm phán cứng rắn, mềm dẻo và nguyên tắc.Rất nhiều chuyên gia cho rằng ý kiến thứ ba – đàm phán theo nguyên tắc – được thực hành tốt nhất:

  • Cách tiếp cận cứng rắn đòi hỏi phải tranh luận bằng cách sử dụng sự thương lượng vô cùng cạnh tranh
  • Cách tiếp cận mềm mỏng đòi hỏi sự nhân nhượng , khi mà một bên cố gắng làm vừa lòng yêu cầu của đối tác và từ bỏ lợi ích riêng của họ.
  • Cách tiếp cận theo nguyên tắc tập trung đạt được kết quả lâu dài và cùng có lợi bằng cách:
    • Chia mỗi người ra các vấn đề
    • Tập trung vào lợi ích không phải vị trí
    • Đưa ra nhiều lựa chọn trước khi giải quyết một hợp đồng
    • Đặt các thỏa thuận dựa trên các tiêu chuẩn khách quan.

Quá trình đàm phán

   Mỗi lần bạn thương lượng, bạn phải đưa ra các lựa chọn mà ảnh hưởng của nó có thể giúp bạn có một kết quả tốt trong kinh doanh hoặc không. Để đạt kết quả tốt nhất, bạn cần hiểu các bước trong quá trình đàm phán.

   Ngay cả với những cuộc đàm phán đơn giản, bạn cũng sẽ phải đối mặt với một số thách thức nhất định. Thành công trong đàm phán của bạn sẽ phụ thuộc vào việc bạn lên kế hoạch và chuẩn bị như thế nào. Hãy luôn có cách tiếp cận cho các cuộc đàm phán bằng các chiến lược, thông điệp và các chỉ dẫn rõ ràng để từ đó bạn có thể thực hiện trôi chảy từ đầu đến cuối cuộc đàm phán.

Lên kế hoạch cho đàm phán

   Sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ không bao giờ thừa cho những cuộc đàm phán phức tạp và rủi ro cao. Hãy lên kế hoạch chi tiết cho cách thức tiếp cận các chủ đề đàm phán cũng như giọng điệu và phong cách giao tiếp trong đàm phán của bạn.
   Trong việc tiếp cận các chủ đề của cuộc đàm phán, bạn cần:

  • đặt các mục tiêu rõ ràng trong tâm trí của bạn (bao gồm kết quả ít có khả năng nhất, kết quả bạn lường trước và kết quả lý tưởng của bạn)
  • xác định những gì bạn sẽ làm nếu cuộc đàm phán hay các kết quả đặc biệt thất bại.
  • xác định nhu cầu của bạn, mong muốn của đối tác khác và các lý do đằng sau chúng.
  • lên danh sách, xếp hạng và đánh giá các vấn đề của bạn (để sau đó xem xét các nhượng bộ bạn có thể làm khi đàm phán)
  • phân tích các đối tác khác (bao gồm các mục đích của họ và thông tin mà họ cần)
  • nghiên cứu thị trường và hỏi ý kiến các đối tác và đồng nghiệp
  • luyện tập đàm phán
  • viết một danh mục những điều cần lưu ý (như chủ để thảo luận, người tham gia, địa điểm và lịch trình...).
   Trong việc quyết định phong cách giao tiếp, hãy tự làm quen với các chiến lược đàm phán. Giữ cho bản thân  trong trạng thái bình tĩnh, tự tin và tập trung để có thể đạt được các chiến lược đàm phán mà bạn mong đợi.

Tham gia với các đối tác trong suốt quá trình thương lượng

  • Giới thiệu bản thân và trình bày rõ chương trình thảo luận. Thể hiện sự tự tin, bình tĩnh.
  • Đề xuất – thực hiện các đề nghị đầu tiên của bạn. Các đối tác khác cũng sẽ đề xuất các đề nghị của họ. Bạn nên hạn chế chấp nhận lời đề nghị đầu tiên của họ. Thực tế chỉ ra rằng những người chấp nhận các đề nghị đầu tiên thường ít hài lòng và hối tiếc về sự vội vàng của họ.
  • Kiểm tra sự hiểu biết của bạn về lời đề nghị của bên kia.
  • Ghi nhớ các mục tiêu của bạn.
  • Thảo luận về các khái niệm và ý tưởng.
  • Hãy xem xét các nhượng bộ và sau đó thực hiện và tìm kiếm các sự nhượng bộ.
  • Hãy đưa ra các đề xuất thay thế và lắng nghe các đề nghị được đưa ra.
  • Diễn giải các lời đề nghị của người khác để lọc ra và thừa nhận các đề nghị
  • Thể hiện tinh thần cho và nhận một cách rõ ràng, hài hòa.
Kết thúc đàm phán

   Dành thời gian để xem xét lại các mục tiêu cho cuộc đàm phán của bạn. Một khi bạn cảm thấy mình đang tiếp cận một kết quả có thể chấp nhận được cho bạn thì bạn nên:
   Tìm kiếm các tín hiệu kết thúc, ví dụ:

  • Sự thay đổi dần dần các ý kiến đối lập
  • Sự mỏi mệt trong ngôn ngữ cơ thể của đối tác bên kia
  • Sự hội tụ các vị trí đàm phán
  • Khớp nối các sự nhượng bộ và các giao kèo đã được thực hiện
  • Tuyên bố kết thúc, ví dụ:
    • “Đó là lời đề nghị đó có thể tiến hành”
    • “Đồng ý, Tôi có thể kí vào đâu?”
  • Thảo những thỏa thuận bằng văn bản sớm nhất có thể
  • Theo dõi kịp thời trên bất kỳ một cam kết nào mà bạn đã thực hiện.

Khi đàm phán thất bại

   Không phải lúc nào mọi cuộc đàm phán cũng đều thành công ngay cả khi bạn đã chuẩn bị tốt nhất. ì thế, bạn cũng cần phải lên kế hoạch trong trường hợp đàm phán thất bại. Nếu bạn phân bổ thời gian và nguồn lực để lên kế hoạch cho các giải pháp thay thế thì bạn có thể tránh các áp lực không cần thiết và các kết quả kinh doanh xấu.
   Việc có một kế hoạch thay thế sẽ giúp bạn:

  • Giảm áp lực nội tại cho chính bản thân
  • Giảm tối thiểu cơ hội của bạn chấp nhận các đề nghị không phải là lợi ích kinh doanh tốt nhất của bạn.
  • Thiết lập mục tiêu thực tế và kỳ vọng.
Chuẩn bị một kế hoạch thay thế

   Một điều quan trọng phải nhớ là khi tiến hành một quá trình đàm phán, sẽ luôn luôn có nhiều hơn một giải pháp tích cực cho công việc kinh doanh của bạn. Hãy chắc chắn bạn có một kế hoạch thay thế.
Xem xét sự lựa chọn tốt nhất của bạn cho một thỏa thuận đàm phán (cũng được biết đến với tên BATNA). Hãy giảm áp lực của bạn bằng cách xác định một vài sự lựa chọn hay thay thế khác tới kết quả bạn đang tìm kiếm:

  1. Động não suy nghĩ tất cả các lực chọn có thể cho quá trình bạn đang đàm phán.
  2. Lựa chọn ý tưởng hứa hẹn nhất và mở rộng chúng cùng các lực chọn thay thế thực tế.
  3. Cất trữ lựa chọn thay thế như là một phương án dự phòng
   Hãy giữ một thái độ quyết đoán và vững chắc khi đề xuất ý tưởng hay phác thảo đường xác định trong quá trình đàm phán. Thái độ sẵn sàng từ bỏ cuộc đàm phán là một công cụ đầy sức mạnh .
Xác định kết cục xấu nhất có thể mà bạn phải chuẩn bị để chấp nhận trong đàm phán.

Cân nhắc sự hòa giải 

   Nếu đàm phán không thành công, hãy chuẩn bị cân nhắc để giải quyết tranh chấp. Bên hòa giải có thể đưa ra các điều kiện có tính xây dựng để những gì mà hai bên đòi hỏi sẽ đều được thảo luận, đề xuất và đưa ra giải pháp giải quyết các vấn đề một cách công bằng và khách quan.

1 nhận xét: